Mẫu đơn đề xuất mua hàng là mẫu đơn được lập ra để đề xuất về việc mua hàng.
Phiếu đề xuất mua hàng là gì?
Phiếu đề xuất mua hàng là một loại tài liệu quan trọng được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức để ghi nhận và đề xuất nhu cầu mua sắm các sản phẩm, dịch vụ hoặc nguyên vật liệu cần thiết. Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý mua hàng, giúp đảm bảo mọi yêu cầu đều được trình bày rõ ràng trước khi chuyển đến bộ phận quản lý hoặc kế toán để phê duyệt.
Về bản chất, phiếu đề xuất mua hàng đóng vai trò như một “lá phiếu” chính thức, trong đó người lập phiếu (thường là nhân viên hoặc trưởng bộ phận) nêu rõ những gì cần mua, số lượng, mục đích sử dụng và đôi khi cả ước tính chi phí. Tài liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi tiêu mà còn tạo ra sự minh bạch, tránh tình trạng mua sắm không cần thiết hoặc vượt ngân sách.
Ai là người sử dụng phiếu đề xuất mua hàng?
- Nhân viên: Những người trực tiếp nhận thấy nhu cầu mua sắm trong công việc hàng ngày, ví dụ như cần thêm văn phòng phẩm, thiết bị làm việc.
- Quản lý: Người duyệt phiếu để kiểm tra tính hợp lý và phê duyệt ngân sách.
- Bộ phận kế toán: Sử dụng thông tin từ phiếu để theo dõi chi phí và lưu trữ hồ sơ.
Tại sao nên dùng phiếu đề xuất mua hàng
Việc sử dụng Phiếu đề xuất mua hàng (Purchase Requisition) không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính, mà là "chốt chặn" quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát tài chính và vận hành chuyên nghiệp.
Dưới đây là 5 lý do cốt yếu giải thích tại sao doanh nghiệp của bạn (đặc biệt là các đơn vị sản xuất máy móc như Maybam.vn) nên áp dụng quy trình này:
1. Kiểm soát ngân sách và dòng tiền
Phiếu đề xuất buộc người yêu cầu phải cân nhắc kỹ trước khi mua.
- Tránh mua sắm tùy hứng: Giúp bộ phận kế toán và ban giám đốc nắm bắt được kế hoạch chi tiêu, từ đó cân đối dòng tiền để ưu tiên các hạng mục cấp bách (như linh kiện máy ép, nguyên liệu trấu).
- Ngăn chặn lãng phí: Loại bỏ việc mua trùng lặp các vật tư đã có sẵn trong kho.
2. Thiết lập quy trình phê duyệt minh bạch
Phiếu đề xuất tạo ra một hệ thống "trách nhiệm kép":
- Phân cấp quyền hạn: Nhân viên đề xuất → Quản lý trực tiếp ký duyệt → Ban giám đốc thông qua.
- Tránh trục lợi: Việc có nhiều bên tham gia giám sát giúp hạn chế tối đa các sai phạm hoặc tiêu cực trong việc lựa chọn nhà cung cấp và báo giá.
3. Hỗ trợ bộ phận Thu mua (Purchasing) làm việc hiệu quả
Khi có phiếu đề xuất rõ ràng, bộ phận thu mua sẽ có đủ thông tin để:
- Đàm phán giá tốt nhất: Biết chính xác số lượng và yêu cầu kỹ thuật để tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
- Chủ động thời gian: Lập kế hoạch mua sắm tập trung (mua số lượng lớn) để được hưởng chiết khấu cao hơn.
4. Lưu trữ bằng chứng và đối soát kế toán
Đây là chứng từ quan trọng để đối chiếu sau này:
- Đối soát hóa đơn: Khi hàng về, kế toán có thể so sánh giữa Phiếu đề xuất - Đơn đặt hàng - Hóa đơn để đảm bảo không có sai lệch về số lượng hay đơn giá.
- Phục vụ kiểm toán: Giúp minh bạch hóa mọi chi phí đầu vào của doanh nghiệp khi có đợt kiểm tra quyết toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ.
5. Tối ưu hóa quản lý kho vận
Phiếu đề xuất thường đi kèm với thông tin về thời gian cần hàng. Điều này giúp:
- Giảm tồn kho ảo: Chỉ nhập hàng khi thực sự cần thiết cho sản xuất.
- Đảm bảo tiến độ: Tránh tình trạng máy móc phải dừng hoạt động vì thiếu linh kiện đột xuất (như trục vít máy ép hay dao băm).
Trần Chiêu Dân |
18 giờ
Trần Chiêu Dân |
18 giờ
Trần Chiêu Dân |
19 giờ
Trần Chiêu Dân |
19 giờ
Trần Chiêu Dân |
20 giờ
Trần Chiêu Dân |
20 giờ
